また書類をなくした!書類の整理ができない人に知ってほしいたった3つのメソッド

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「私ね、書類がすぐどっかにいっちゃうの。

これは大事だって思って、ここに置いとこうって思うのに、

いざ必要な時にどこに置いたかわからなくなるの。

どうすればいいと思う?」

 

という相談を、勤め先の経営者にされました。(一従業員として不安だ

  

意外といるんですね、書類の整理が苦手な人。

 

 

私はですね、

正直昔はため込み族でした。

大学生になったのに、小学生の時のテストとか棚に入ってましたからね!(悲惨

 

でも今は、

必要な書類を探すのに3分以上かかったことはありません。

片付けられない自分にイラつくことも

すぐ見つけられなくて損することもありません。

あの書類どこ?と聞かれて場所がすぐ言えます。

 

ということで、今回は

こんまりさんの本を読んだり断捨離の情報を集めまくっていた私が

すべての書類の整理に困っている人に向けて

シンプルで簡単に書類を整理する方法を書いていこうと思います。

 

 

まず書類の量を減らす(データ化、廃棄)

手順としては

①まず書類の量を減らす(データ化、廃棄)
②目的別に分類
③保管場所を固定

の順でやりましょうね。

では、1つずつ見ていきましょう。

 

 

そもそもなぜ大量の書類を整理したいのか。

根本的な話ですが。

声を大にして言いたいのです。

 

ねぇ。紙、そんなにいるの?

 

紙ベースでとっておかなきゃいけない理由って今どきあるの?

と、いきもは、思うのです。

 

取説も、

六法全書も、

車の契約書も、

全部ネット上で参照できる時代です。

 

つまり、保管用、参照用の資料はすべてネット上で管理すればいいじゃない。

と、思うのです。

もしネット上にないなら、スキャンしてデータ化したほうが
すぐ検索できるし、よっぽど楽やないの・・・

 

Evernoteとか
Dropboxとか
OneDriveとかいう
ストレージサービスがあります。

使い方もネット上にわんさかあります。

 
紙の存在そのものに価値があるのではなく、

そこに書かれている情報に価値があるんですよね。

 

この情報をデータ化すると、

検索

ができるようになるんですね。

 

インターネットで考えてもらえばわかると思うんですが、

ネット上にある情報ってものすごい量なんですね。

その中から必要な物を見つけるのが「検索」ですね。

 

データ化しなかったら?

1枚1枚めくって探さねばなりません。

しかも置き方がランダムなので表裏返しながらとか部屋をあちこち行ったり来たりする羽目になるんですね。

そんで全然関係ない書類とか見つけちゃったりして

「あ、このクーポン今日までじゃん」とかいってまた机にポンッて置いて

後日「あのクーポンどこだっけ?」みたいな。

 

ものすごい時間の無駄です。

しかも書類の整理全く進んでません。

 

つまり

紙ベースでとっておくことって

あんまり意味ないよね。

という事なんですね。

 

なので、紙は極力データ化しましょ。

 

特にデータ化すべきなのは内容が大事なもの。

例えば、私がやっているのは

・ほぼ見ない取扱説明書(カッターとか冷蔵庫とか)

・車の保険証券

・生命保険証券

・レシピ

・メモ書き

・ブログのネタ

・研修の日程表や要綱

・夫の会社の年間カレンダー

などなど。

別に紙の形じゃなくても、中に書かれていることがわかればいいものですね。

 

逆にデータ化すべきでないものは、

一瞬で見る必要があるもの、書かれている内容より紙の存在が大事なもの。

私の例でいえば

・車の保険の連絡先(車に乗せておかないと携帯がダメになった時困る)

・頻繁に見る取説(スマホで開くより早く見られる)

・権利書や契約書(割り印など、紙の存在に価値があるものやコピーが意味をなさないもの)

など。まぁ、ほぼないですね。

 

要するに、

紙のメリットって「すぐ見られる」「紙の存在が証明になる」で、

デメリットって「かさばる」「なくす」だと思うんです。

実際、紙使うときって内容が大事ってもののほうが多いですよね。

 

だからちゃんと判断しないと片付かないんですね~

 

データ化したら、

あの書類がみたい!

てなったらスマホ出して検索して見て

おわり。

 

すぐ見たいものが見れて、

余計なことに時間とられて一日終わる、が無くなるんですね。

 

だから

探しても探しても見つからないストレスも

「なんで片付けられないんだ私」という罪悪感も

後になって「ここにあったのか・・・」というがっかり感も

まったく無くなります。

 

だからぜひやりましょう!

 

データの保管方法とか管理方法は素人なりに方法があるけど、

それはまた別の機会にお話しします。

 

・・・待ちきれない人はググって他のブロガーさんに聞いてください。(なげやり

 

そんで、紙の量が少なくなってから始めて整理します。

 

言っておきますが、

そもそも数百種類の紙を人間の頭で管理するのなんか、無理!!!!

です。

目的別に分類

管理する量が減れば、こっちのもんです。

いいですか?この時点で

 

紙として存在することに意味があるもの

わざわざデータ化するまでもなく、用が済んだら捨てるもの

 

くらいしか残ってないはずです。

 

いらないものとっておくと紙地獄に逆戻りですよ。(こわい

 

実物の紙が減ってきてから初めて整理します。

 

もう一回言いますが、分類方法は2つ。

 

・存在することに意味があるもの(権利書とか債券とか契約書とか)
・用が済んだら捨てるもの(それ以外)

 

 

はい。

以上。

 

 

「ざっくりすぎない?」
とか思ってますか?

 

経験談でいいますが、 

細かく分類しても管理できないから!!!

 

  

ざっくりすぎるくらいでいいんですよ。

そもそも要件ごとにちゃんと管理できるんなら
こんなブログを読むことはないんだから・・・。

2分類できたら、入れ物を準備して分けていれる。

これだけです。

 

そういわれても分け方がいまいちわからない・・・

という人のためにもう少し書きますね!

 

存在することに意味があるもの(土地の権利書とか、債券とか契約書とか)

これは捨てたら取り換えしつかないヤツ。

洒落にならんやつ。

 

なので1か所に保管します。

 
もう段ボールでもファイルでもいいんで、出た順にぽいぽい入れていきます。
そしたら自動的に時系列で並ぶので。

 

どうせ、ほぼ見ません。 

持ってりゃいいんだから、無くさなければOK。

 

余力があれば、1年ごとに入れ物は変えましょうね。

もしくはなんか挟んどくとか。(適当

 

だって量にもよるけど、
100枚以上の保管書類をひっくり返して探しものは辛すぎるでしょ?(考えるだけでもぞっとする

 

用が済んだら捨てるもの


これは申込用紙とか、殴り書きのメモとか、請求書とかオーブンレンジの取説とか。
やんなきゃいけない(使える)リミットが決まってて、終われば見ないもの。

 

一言でいえばね。

時間の経過によるもの以外は 

さっさと処理して捨てろぃ。

 

 

ですね。

 

何でかって、これほっとくとマジですごい量になるのよ。

 

「え?こんなに書類って存在するんですか?」

みたいな。

 

そんで
「期日明日ですよ」
みたいなのがバンバン出てきて
パニックになりますから。

 

保管の際は、できるだけちっさくてすぐいっぱいになる容器へ。
みっちみちになったら処理する以外保管できないので。

雪崩がおきると困る場所に置きましょう。

キッチンとか?(燃えるわ

 

心配性の人は、終わったらデータ化してもOK。(私は捨てる派

 

保管場所を固定

分類が終わったら、保管場所を固定します。

決めた保管場所以外に書類があった場合、

「捨てていいよ」

って周囲の人に言っておきましょう。

 

・・・はい。

間違いなくとんでもないことになりますね(おい

 

でも、それぐらいの気持ちで

この2つ以外はデータとして保管

と鬼の心で守らないと、

紙地獄からは逃れられません。(なんかあんま苦しくなさそう

 

保管場所については

・保管書類:取りにくくてもOK
・処理書類:笑えるくらい取りやすいところへ

がベストじゃないですかね。

 

処理書類の保管場所は

一時保管と

処理するためのハードルを下げること

が目的です。

 

「すぐやろう」ができて
「ちょいおき」ができることが大事です。

 

置き場所を分散させないことが保管の基準です。
テストに出るよ!(出ないわ

 

これであなたも書類管理上手!

と言ってみたいですが、あくまでも素人目線なので

うまくやれなかったら諦めて。

 

怖い人は一通りデータ化しとけばいいんじゃないですかね。(PCパンクするわ

 

でも書類の管理って面倒だけど、
取捨選択が磨かれる経験になると思うんですよね。

 

だから整頓もまた、心を磨くってことにつながりますよ。

 

私の上司もそのうち上手になるといいな。(遠い目

 

絶対手伝わんけど。

 

ちゃんちゃん。

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ABOUTこの記事をかいた人

HSP内向軽度ADHD 不安と卑屈でいっぱいの人生を心と頭に関する知識で改善。 知るだけで生きやすくなる思考を発信中。 ●刺激少なめゆとり生活 ●ギクシャク関係だった夫と円満化 ●過干渉な母との関係改善 ●人見知り克服 ●信頼・感謝の人間関係 ●自分に合うお仕事発見 ●注意欠如やパニックによる失敗の激減 3度の飯と読書がすき。